La plupart des guides de sélection commencent au formulaire de demande. En Colombie-Britannique, les règles sur la vie privée et les droits de la personne s’appliquent dès le premier appel, le premier texto ou le premier courriel : chaque réponse d’un futur locataire est un renseignement personnel que vous recueillez.

Que pouvez-vous demander au premier appel ou au premier message?

Des questions sur le logement et la location, en disant pourquoi vous les posez. La Personal Information Protection Act (PIPA) vous oblige à indiquer la raison de la collecte, de vive voix ou par écrit, au plus tard au moment de recueillir l’information. L’article 11 limite la collecte à ce qu’une personne raisonnable jugerait approprié.

Ce qui se demande sans problème dans un premier échange :

  • La date d’emménagement souhaitée, et un numéro ou un courriel pour faire le suivi.
  • Où la personne habite maintenant et depuis combien de temps. Selon le guide de l’OIPC, le commissaire provincial à la vie privée, il est raisonnable de demander où elle a loué, pendant combien de temps, si elle a déjà été expulsée et si elle est partie à la suite d’un différend.
  • Si elle peut fournir des références, de préférence un ancien propriétaire. La Residential Tenancy Branch, l’organisme provincial du logement locatif, les compte parmi les renseignements qu’un propriétaire peut demander.
  • Si elle a des animaux. Le bail peut interdire ou limiter les animaux selon l’article 18 de la Residential Tenancy Act, sous réserve de la Guide Dog and Service Dog Act, et la Branch précise que les chiens-guides et d’assistance ne sont pas des animaux de compagnie.

Deux choses n’ont pas leur place au premier appel. L’argent d’abord : la loi interdit d’exiger quoi que ce soit pour accepter ou traiter une demande (article 15). Ensuite le NAS, les coordonnées bancaires ou la photo d’une pièce d’identité, dont les limites sont expliquées plus bas.

Si la personne refuse de répondre, l’OIPC dit qu’il faut lui expliquer la conséquence probable. Son exemple : on doit prévenir celle qui refuse de donner des références qu’on pourrait refuser de lui louer.

Que ne faut-il jamais demander?

Rien qui touche un motif protégé par le Human Rights Code. L’article 10 interdit de refuser un logement, ou d’imposer des conditions différentes, en raison de l’identité autochtone, de la race, de la couleur, de l’ascendance, du lieu d’origine, de la religion, de l’état matrimonial, de la situation familiale, d’un handicap physique ou mental, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité ou de l’expression de genre, de l’âge ou d’une source de revenu légale.

Pour l’OIPC, recueillir un renseignement protégé par ce code n’est habituellement pas une fin raisonnable : la question pose problème avant même toute décision. Oubliez « Avez-vous des enfants? », « Êtes-vous marié? », « D’où venez-vous? » ou « Êtes-vous sur l’aide sociale? ». Le commissaire aux droits de la personne de la province demande aux propriétaires de ne faire aucune supposition liée à un motif protégé quand ils examinent des documents ou parlent aux candidats. Il ajoute qu’une décision ne peut pas dépendre de la provenance de l’argent du locataire, tant que la source est légale.

L’âge a une portée plus étroite. Le code le définit comme 19 ans ou plus, et l’OIPC admet qu’on demande une preuve d’âge s’il y a un doute sur le fait que le candidat a au moins 19 ans, ou dans un immeuble réservé aux 55 ans et plus. L’article 10 ne s’applique pas non plus quand le locataire partagera la chambre, la salle de bain ou la cuisine avec la personne qui offre le logement.

La responsabilité ne s’arrête pas au propriétaire. Le Tribunal des droits de la personne de la province indique que le propriétaire répond de la conduite discriminatoire de ses mandataires et employés, et qu’une plainte peut viser une personne qui exerçait un pouvoir ou un contrôle sur l’accès au logement.

Que peut exiger la demande de location?

Ce qu’il faut pour décider, rien de plus. La Residential Tenancy Branch mentionne des revenus et un emploi vérifiables, des références (de préférence un ancien propriétaire) et une pièce d’identité avec photo pour confirmer le nom. Elle précise que le propriétaire ne peut en faire aucune copie.

Le guide de l’OIPC ajoute ces limites :

  • Pièce d’identité : la regarder, puis la rendre. Ni copie ni conservation.
  • Références : seulement avec le consentement du candidat, et l’échange entre propriétaires se limite à ce qui touche la location, comme les plaintes, les dommages et le paiement du loyer.
  • Revenus et emploi : l’OIPC est plus restrictif que la Branch. Une preuve de revenu ou d’emploi peut être raisonnable si le candidat ne peut pas fournir de références suffisantes.
  • NAS : éviter de le demander à tous, ou le rendre facultatif. Le nom complet et la date de naissance suffisent souvent pour une enquête de crédit, et Service Canada rappelle qu’il n’est pas nécessaire pour remplir une demande de location.
  • Date de naissance : elle peut être exigée pour confirmer l’identité avant une enquête de crédit, si le candidat ne donne pas son NAS.
  • Coordonnées bancaires : interdit de les exiger avant le début de la location.

Selon l’article 7 de la PIPA, on ne peut pas conditionner la location à un consentement qui dépasse le nécessaire. L’information qui a servi à une décision doit être conservée au moins un an (article 35), puis détruite quand elle n’est plus utile à des fins juridiques ou d’affaires.

Pouvez-vous vérifier le crédit ou les antécédents, et comment?

Oui, avec le consentement du candidat, et idéalement seulement pour les finalistes. La Business Practices and Consumer Protection Act interdit d’obtenir un rapport de crédit pour une location sans le consentement de la personne. Ce consentement peut être obtenu par tout moyen qui en laisse une preuve, notamment une mention bien visible et claire dans la demande de location.

Si le rapport mène à un refus, total ou partiel, l’article 110 exige un avis écrit dans les 30 jours de la décision, remis en personne ou par la poste. L’avis doit mentionner le droit du candidat de demander, dans les 60 jours, le nom et l’adresse de l’agence de crédit.

Selon l’OIPC, on peut demander le consentement dès la demande, mais l’enquête devrait se faire à la fin, pour les quelques personnes à qui l’on songe à offrir le logement. Il ajoute :

  • Services de sélection automatisés : le fournisseur doit lui aussi avoir le consentement du candidat, et le propriétaire doit faire preuve d’une grande prudence.
  • Casier judiciaire : on ne peut pas l’exiger à moins que ce soit nécessaire à la location, ce qui n’est pas le cas dans la plupart des situations. Son exemple d’un cas raisonnable : un logement dans le même immeuble qu’une garderie.
  • Réseaux sociaux : ce ne sont pas des sources publiques au sens de la PIPA, et même avec consentement, les consulter fait recueillir trop de renseignements.
  • Registres judiciaires : le registre électronique des tribunaux et les décisions publiées de la Branch sont des sources publiques reconnues, consultables sans consentement, mais la collecte doit viser une fin raisonnable.

Les frais de demande et les dépôts sont-ils permis?

Les frais de demande sont interdits et les dépôts sont plafonnés à un demi-mois de loyer. L’article 15 de la Residential Tenancy Act interdit d’exiger quoi que ce soit pour accepter une demande, la traiter, évaluer si le candidat convient ou l’accepter comme locataire. Faire payer au candidat le coût d’une enquête de sélection tombe donc sous le coup de l’interdiction.

L’article 19 limite le dépôt de garantie et le dépôt pour dommages causés par un animal à la moitié d’un mois de loyer chacun. Selon l’article 20, le dépôt de garantie ne peut être exigé qu’à la conclusion du bail, et un seul dépôt pour animal est permis par bail, peu importe le nombre d’animaux. La Branch précise que le locataire doit payer le dépôt de garantie dans les 30 jours de la signature du bail.

En bref

Question Règle en Colombie-Britannique Source
Frais de demande ou de sélection Interdits RTA, art. 15
Dépôt de garantie Au plus un demi-mois de loyer, exigé seulement à la conclusion du bail RTA, art. 19 et 20
Dépôt pour animal Au plus un demi-mois de loyer, un seul par bail; chiens-guides et d’assistance exclus RTA, art. 18 à 20; RTB
Pièce d’identité avec photo La regarder, sans copie RTB, OIPC
NAS À éviter ou facultatif OIPC, Service Canada
Coordonnées bancaires Pas avant la location OIPC
Enquête de crédit Avec consentement; avis écrit dans les 30 jours en cas de refus BPCPA, art. 107 et 110
Casier judiciaire Inutile dans la plupart des cas OIPC
Motifs du Human Rights Code Ne pas poser de questions; la source de revenu légale est protégée Code, art. 10
Dossiers ayant servi à décider À conserver au moins un an PIPA, art. 35