Une visite manquée vous coûte le déplacement, le temps et souvent le candidat. La plupart des absents ne sont pas impolis : ils ont trouvé autre chose en attendant votre visite, ils ont oublié, ou le logement ne leur convenait pas vraiment.

Pourquoi des candidats manquent-ils leur visite?

Surtout parce qu’il s’écoule trop de temps entre la demande et la visite. Quelqu’un qui écrit le lundi et à qui on propose le samedi continue de chercher toute la semaine. Dans les données américaines de RentEngine, environ 15 % seulement des personnes qui manquent une visite finissent par visiter ce logement (RentEngine); une visite manquée est donc le plus souvent un candidat perdu, pas une visite reportée.

Les autres causes sont pratiques : le candidat ne correspondait pas au logement, la confirmation s’est perdue dans sa boîte de réception, ou il n’a pas trouvé l’immeuble ou le stationnement.

La rapidité de réservation compte-t-elle vraiment?

Beaucoup. Dans les mêmes données, le délai médian entre la demande et la visite réservée était de 15,2 heures pour les visites autonomes et de 60,7 heures pour les visites accompagnées. Les visites autonomes ont été faites par 28 % des nouveaux candidats, contre 14 % pour les visites accompagnées (RentEngine).

Pas besoin de boîte à clés pour en tirer la leçon. Offrez les plages les plus proches, répondez aux demandes le soir même et gardez quelques heures de visite en dehors des heures de bureau. RentEngine a aussi constaté que 48 % des visites aux États-Unis étaient réservées en dehors des heures de bureau (RentEngine).

Le cycle du 1er juillet change-t-il quelque chose?

Oui : il concentre les visites sur quelques mois chargés. La plupart des baux au Québec se terminent le 30 juin (L’Encyclopédie canadienne). Pour un bail de 12 mois ou plus, l’avis de modification du propriétaire doit être envoyé de 3 à 6 mois avant la fin du bail, et le locataire a un mois pour répondre (TAL).

Pour un bail qui se termine le 30 juin, l’avis part donc entre le 1er janvier et le 31 mars (Éducaloi). Beaucoup de logements se libèrent dans les mêmes semaines et doivent être loués avant le 1er juillet. Pendant cette période, une visite manquée bloque aussi une plage qu’un autre candidat aurait prise, ce qui rend confirmations et relances encore plus utiles.

Que doit contenir la confirmation?

Envoyez-la par texto dès que la visite est réservée, avec tout ce qu’il faut pour arriver :

  • L’adresse et le numéro du logement
  • La date et l’heure
  • Où se stationner et par quelle porte entrer
  • Qui accueillera la personne, ou comment se fait l’accès
  • Une façon simple de confirmer ou de changer l’heure

« Confirmé : jeudi 18 h au 118, av. des Chênes, logement 2. Stationnement dans la rue, porte principale sur des Chênes. Répondez C pour confirmer ou R pour choisir une autre heure. »

Quand envoyer les rappels?

Deux fois : la veille et environ deux heures avant. Demandez une réponse dans le premier rappel. Un candidat qui n’a pas confirmé le matin de la visite mérite un court appel, et s’il annule, vous pouvez offrir la plage à quelqu’un d’autre.

Faut-il présélectionner avant de réserver?

Oui, légèrement. Posez les mêmes quelques questions à chaque candidat avant de réserver : date d’emménagement, budget, animaux et stationnement. Quelqu’un qui cherche pour dans trois mois, ou qui a un chien alors que les animaux sont interdits dans l’immeuble, ne louera pas, qu’il se présente ou non.

Gardez les questions sur le logement, pas sur la personne, et posez-les toujours de la même façon. La CDPDJ précise qu’un propriétaire ne peut pas exiger des détails sur l’emploi ou le salaire, ni le nombre de personnes qui occuperont le logement (CDPDJ); laissez ces questions hors de votre présélection.

Que faire quand quelqu’un ne se présente pas?

Relancez dans l’heure en proposant une nouvelle heure. Restez bref et cordial :

« Désolé de vous avoir manqué aujourd’hui. Le logement est toujours libre. Je peux vous le montrer demain à 17 h 30 ou samedi à 11 h. Est-ce qu’une de ces heures vous convient? »

Certains avaient un vrai empêchement et reprendront rendez-vous. Les autres vous diront qu’ils ont trouvé ailleurs, ce qui est bon à savoir aussi.

Visites de groupe et portes ouvertes

Quand un logement attire beaucoup de demandes, une seule plage de 30 minutes ouverte à tous peut remplacer une douzaine de rendez-vous. Une absence ne vous coûte alors rien, et les candidats qui voient d’autres visiteurs se décident souvent plus vite. Confirmez et rappelez exactement comme pour une visite privée.

Quoi mesurer

Notez, pour chaque logement, les visites réservées, les visites faites et les candidatures reçues. Votre taux de présence (visites faites divisées par visites réservées) vous dit si vos changements de rapidité et de rappels fonctionnent. Comparez-le d’un mois à l’autre plutôt qu’aux chiffres d’autres entreprises, puisque le type de logement, la ville et la saison le font beaucoup varier.